เพราะเราไม่สามารถทำทุกเรื่องได้พร้อมกัน นั่นคือที่มาของความไม่สมดุล ซึ่งกฎ 80/20 หรือกฎ Pareto principle คือ ผลลัพธ์ 80% มาจากตัวแปร 20% หรือทำเพียงแค่น้อยนิดเพียง 20% แต่ได้ผลลัพธ์มากถึง 80% กฎพาเรโต เกิดขึ้นจากนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี ที่ชื่อว่า Vilfredo Pareto ในปี ค.ศ. 1895 เขาได้สังเกตเห็นว่า สิ่งแวดล้อมรอบตัวเรา ทั้งจากธรรมชาติ และทางสังคมจะมีส่วนที่สำคัญ คิดเป็น 20% ซึ่งมีอยู่น้อยกว่าส่วนที่ไม่สำคัญ คิดเป็น 80% เช่น 80% ของเศรษฐกิจอิตาลีในเวลานั้น มีการถือครองความมั่งคั่งอยู่ในกลุ่มคนเพียง 20% ของประชากรทั้งประเทศ
การนำกฎ 80/20 ของ Pareto มาประยุกต์ใช้ได้กับแทบจะทุกสถานการณ์ สามารถช่วยให้เราจัดลำดับความสำคัญของเรื่องต่าง ๆ โดยเฉพาะเรื่องงาน และจัดการเวลาที่ใช้ในแต่ละวัน ได้เป็นอย่างมีประสิทธิภาพ
จัดลำดับความสำคัญของงาน
เลือกทำงานที่มีความสำคัญก่อน งานในแต่ละวัน คนส่วนใหญ่มักเลือกทำงานชิ้นเล็ก ๆ หรืองานที่ง่ายที่สุดก่อน แต่กฎของ 80/20 ให้เราเลือกทำงานชิ้นใหญ่ หรืองานชิ้นที่มีความสำคัญก่อน โดยกฎ 80/20 ก่อนลงมือทำงานในแต่ละวัน ให้ถามตัวเองก่อนว่า งานที่กำลังจะเริ่มทำเป็นชิ้นแรก ๆ นั้น อยู่ในกลุ่ม 20% ของงานทั้งหมด หรืออยู่กลุ่ม 80% ซึ่งถึงแม้งานยาก และงานเยอะมักจะอยู่ในกลุ่ม 20% ก็ตาม คุณก็ควรเลือกทำงานนั้น ๆ ซึ่งมีความสำคัญให้เสร็จก่อน
จัดการสิ่งเร้ารอบตัวออกไป
เคยสังเกตสาเหตุที่งานไม่ก้าวไปข้างหน้า หรือทำงานหนึ่งชิ้น ทำไมใช้เวลานานผิดปกติ ทั้งที่งานก็ไม่ได้ยากกว่าชิ้นอื่น นั่นเพราะว่าคุณกำลังถูกสิ่งเร้ารอบตัวเล่นงานอยู่หรือไม่ ทั้งเสียงโทรศัพท์มือถือ การตอบแชทไลน์ ก็มัวแต่ท่องเว็บไซต์ หรือแม้แต่การเปิดเพลงระหว่างทำงาน ก็อาจกลายเป็นสิ่งรบกวนสมาธิของคุณก็เป็นได้ พอเป็นเช่นนี้ เมื่อถึงกำหนดส่งงาน จึงมักมีการเผางานส่ง งานไม่มีคุณภาพ ฉะนั้นหากเป็นไปได้ ควรกำจัดสิ่งเร้ารอบตัวนี้ออกไป
มองไปที่เป้าหมาย
ไม่ว่าคุณจะทำสิ่งใด เรื่องเล็กหรือเรื่องใหญ่ต้องมีการกำหนดเป้าหมายเอาไว้ให้ชัดเจน ก็จะมีโอกาสที่งานนั้น หรือสิ่งที่คุณตั้งเป้าหมายเอาไว้สำเร็จได้ไม่ยาก พร้อมกับมีทัศนคติในเชิงบวกจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ทำให้ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายได้เร็วขึ้น มุ่งไปที่เป้าหมายโดยใช้กฎ 80/20 มาเป็นตัวช่วยกำหนดขอบเขตของงานนั่นเอง
กำหนดเวลา
หากมีเป้าหมาย แต่ไม่มีกำหนดระยะเวลาคงจะแปลกสักหน่อย ควรจัดลำดับความสำคัญงาน ชิ้นไหนควรทำก่อนหรือหลัง งานแต่ละชิ้นใช้เวลาเท่าไหร่ สร้างกรอบเวลางานแต่ละชิ้น ไม่ว่าจะเป็นงานขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ เช่น ตั้งเป้าหมายว่าเราจะตอบกลับอีเมลทั้งหมดโดยใช้เวลา 2 ชั่วโมง แล้วก็ทำให้ได้ตามที่ตั้งเป้าหมายเอาไว้อย่างเคร่งครัด
ถ้าไม่ไหวต้องยกมือ
ไม่ไหวอย่าฝืน อย่าดึงดัน นอกจากจะไม่ประสบความสำเร็จแล้ว อาจจะพังครืนลงมาได้ หากเริ่มจะเห็นแล้วว่า เราทำคนเดียวไม่ไหวแน่ ๆ ให้ยกมือขอความช่วยเหลือ จะทั้งจากหัวหน้างาน จากเพื่อนร่วมงาน หรือจากลูกทีมก็ตาม ให้เลือกขอความช่วยเหลือตามความเหมาะสมของงานนั้น
น้อยแต่มาก ทำงานน้อยแต่ให้ผลลัพธ์ดีเยี่ยม ด้วยกฎ 80/20
สรุปแบบง่าย กฎ 80/20 ของพาเรโต
ใจความสำคัญหรือ Main idea ของหลักการพาเรโตที่แท้จริงแล้วคือ การหาว่าในชีวิตของเรานั้นอะไรบ้างคือเรื่องสำคัญ และอะไรที่ไม่สำคัญ
เมื่อเรารู้ว่าเรื่องไหนสำคัญกับชีวิตของเราก็ให้โฟกัสไปที่เรื่องสำคัญไม่กี่อย่างนั้นที่คิดเป็นสัดส่วน 20% หรือให้ทุ่มเทแรงกาย แรงใจ ความพยายามของเราไปให้ถูกที่นั่นเอง
เนื่องจากการมุ่งเน้นความสนใจไปที่กิจกรรมหรืองาน 20% นั้นอาจสร้างความเปลี่ยนแปลงให้กับชีวิตของเรา หรือให้ผลลัพธ์ในเชิงบวกได้มากถึง 80% เลยทีเดียว
ตอนนี้คำถามสำคัญที่เราต้องตอบตัวเองให้ได้ก็คือ แล้วเรื่องอะไรล่ะที่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับเรา?
