เทคนิคบริหารเวลาให้ทรงประสิทธิภาพ !!

"เวลามีค่ายิ่งกว่าทอง ทองใช่ว่าจะซื้อเวลาได้" เวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่าของทุกคน ยิ่งคนที่รู้คุณค่าของเวลามากเท่าใด ย่อมสามารถเก็บเกี่ยวคุณประโยชน์จากการใช้เวลาให้มีคุณค่าได้มากเพียงนั้น


เทคนิคการบริหารเวลาจึง เป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นสำหรับผู้ต้องการเรียนรู้การใช้เวลาให้เกิดประโยชน์ อย่างสูง ทำให้สามารถดำเนินภาระกิจต่างๆได้อย่างราบรื่น ง่าย และมีเวลาเพียงพอที่จะบริหารจัดการสิ่งต่างๆให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี และยังมีเวลาส่วนตัวเพื่อพักผ่อนหย่อนใจได้ตามอัธยาศัย


ปัญหาที่ทำให้เกิดการสูญเสียเวลา
(ม.อึ้ง อรุณ,2537และ (Albert Stackmore อ้างถึงในชาญชัย อาจินสมาจาร, 2535)
มี หลายประการ ควรมีการประเมินผลตัวทำลายเวลาและจัดลำดับความสำคัญ เพื่อเป็นแนวทางในการแก้ปัญหา ซึ่งปัญหาที่ทำให้สูญเสียเวลา ได้แก่

1.
ปัญหาที่เกิดจากขาดการวางแผน ว่าจะทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร ให้ชัดเจน การใช้เวลาอันยาวนานในการทำงานหรือ แก้ปัญหาใดๆ เป็นเหตุให้ผลตอบแทนของความขยันได้กลับมาลดน้อยลง แม้ว่าขยันแต่งานที่ได้ขาดประสิทธิภาพ
2.
ปัญหาที่เกิดจากการผลัดวันประกันพรุ่ง เช่นนอนตื่นสาย ขาดการเตรียมงานวันรุ่งขึ้น อ่านหนังสือพิมพ์ หรือคุยกับเพื่อน หรือดื่มน้ำชากาแฟก่อนทำงาน
3.
ปัญหาที่เกิดจากความวุ่นวาย ทำงานโดยไม่ได้จัดลำดับความสำคัญของปัญหา ไม่ไว้วางใจผู้อื่นจึงขาดการมอบหมายงาน ทำงานหลายอย่างที่ไม่เหมือนกัน หรือการสื่อความหมายที่ไม่ถูกต้อง ไม่ชัดเจน ความชักช้า ความไม่คงที่ ยุ่งเหยิง ระบบเอกสารที่ไม่ดี
4.
ปัญหาที่เกิดจากการเล่นมากเกินไป ได้แก่ การใช้เวลามากเกินไปแก่ผู้มาเยือน โทรศัพท์นานหรือบ่อยครั้งเกินไป หรือหลบไปซื้อสิ่งของ ดื่มน้ำชากาแฟ หรือทำอะไรที่ไร้สาระ
5.
ปัญหาซึ่งเกิดจากการมีส่วนเข้าร่วมมากเกินไป ได้แก่การเข้าร่วมในการตรวจสอบ ติดตามข้อปลีกย่อยมากเกินไป หรือใช้เวลายาวนานในการแก้ไขปัญหาแต่ละอย่างมากเกินไป
6.
ปัญหาซึ่งเกิดจากการทำงานบนกระดาษ เช่น ใช้เวลาในการอ่านหนังสือนานแต่จับประเด็นไม่ได้ บันทึกสิ่งต่างๆ ที่ไร้ประโยชน์


การ บริหารเวลา เป็นการจัดการสิ่งต่างๆ ในเวลาที่มีอยู่ ให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี แต่ใช้เวลาน้อยที่สุดและมีประสิทธิภาพมากที่สุด
(จุฬาภรณ์ โสตะ และอมรรัตน์ ภูกาบขาว ,2543.)


ความสำคัญของการบริหารเวลา

1.
มี เวลาเหลือมากขึ้น สำหรับทำกิจกรรมที่น่าพอใจหรือเพื่อหย่อนใจ
2.
ทำ ให้พบความสำเร็จที่ต้องการได้มากขึ้นในทุกๆ ด้าน
3.
ลด ความเครียดและวิตกกังวล
4.
รู้สึกผิดน้อยลง


หัวใจสำคัญของการบริหารเวลา

1.
เรียนรู้ที่จะจัดลำดับความสำคัญ โดยการเอางานทั้งหลาย มาจัดลำดับความสำคัญแล้วลงมือทำงานที่สำคัญที่สุด
2.
เรียนรู้ที่จะมอบหมายงาน โดยพิจารณาบุคคลที่เหมาะสมทำงานแทนในกิจกรรมต่างๆ และให้ความไว้วางใจกับงานที่เขาทำได้


หลักการเบื้องต้นในการบริหารเวลา
(บุญ ชัย ปัญจรัตนากร ,2540)

การบริหารเวลาที่ดี นอกจากสามารถทำงานของตนเองให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดีแล้ว ยังสามารถทำงานเพื่อผู้อื่นได้ด้วยและยังได้รับความสุขจากการมีเวลาว่างของ ตน

1.
การเริ่มต้นที่ดีมีความสำเร็จ เกินกว่าครึ่ง ถ้าการเริ่มต้นของวันใหม่มีความสดชื่นแจ่มใสจึงควรค้นหาสิ่งที่ตนเองชื่นชอบ สักอย่าง
2.
พิจารณาให้แน่นอน ว่าอะไรสำคัญที่สุด เพื่อป้องกันไม่ให้คนอื่นปล้นเวลา หรือปล้นสิ่งสำคัญๆในชีวิตไป และจงกล้าที่จะตอบปฏิเสธ เพียงกล่าวว่า "ไม่" สั้นๆ และง่ายๆ
3.
ตั้งเป้า หมาย การมีเป้าหมายอาจมีได้หลายเป้าหมาย ทั้งเรื่องส่วนตัวและเรื่องงาน การเขียนเป้าหมายเหล่านั้นออกมาจะช่วยให้จุดประสงค์ของมันชัดเจนขึ้น และช่วยกำหนดทิศทางการใช้เวลาในแต่ละสัปดาห์ เดือน ปี ทศวรรษ และชั่วชีวิตได้
4.
กำหนดเกณฑ์ ในการใช้เวลาในการทำกิจกรรมแต่ละอย่าง เช่น การโทรศัพท์ การคุยกับแขก การรับประทานอาหาร ตลอดจนเรื่องใช้จ่ายต่างๆ ควรกำหนดไว้ล่วงหน้าว่าจะใช้เวลาเท่าไร
5.
วางแผนประจำวัน ควรเขียนกิจกรรมต่างๆออกมาอย่างชัดเจน แล้ววางแผนการจัดทำเพื่อให้บรรลุผล โดยจัดลำดับความสำคัญ
6.
ใช้ ชีวิตอย่างสมดุล ทั้งในการพักผ่อนนอนหลับให้เพียงพอ มีเวลาหย่อนใจพอควร เวลาให้กับตนเอง และ การพัฒนาจิตวิญญาณ ตลอดจนเรื่องที่สนใจ
7.
จัด ลำดับความสำคัญของงานให้ชัดเจน โดยพิจารณาว่างานใดเร่งด่วน ที่ต้องดำเนินการโดยด่วน งานใดที่สามารถทำภายหลังได้ ไม่ต้องใช้สมองและเวลามากนัก ก็ทำภายหลังได้
8.
ลงมือทำงานที่ยากที่สุด เมื่อทำงานที่ยากสำเร็จจะช่วยให้เกิดความโล่งใจ และช่วยให้เกิดความสำเร็จในการทำงาน
9.
มอบหมายงาน โดยพิจารณาว่าใครที่พอจะช่วยได้ เพื่อช่วยให้มีเวลาเพิ่มขึ้น
10.
ทำงานให้สำเร็จเป็นชิ้นเป็นอัน อย่าทำงานด้วยความยืดยาด
11.
ออก กำลังกาย เพื่อให้ร่างกายกระฉับกระเฉง กระปรี้กระเปร่า การเดินเป็นการออกกำลังกายที่ประหยัดที่สุดและง่ายที่สุด
12.
ตรวจสอบสิ่งที่ทำ ว่ามีความสำคัญหรือจำเป็นเพียงใดหรือเป็นเพียงความเคยชิน สำรวจดูว่าถ้าตัดออกจะช่วยให้มีเวลามากยิ่งขึ้นหรือไม่
13.
วางแผนฉลองความสำเร็จ เช่น ถ้างานชิ้นนี้เสร็จแล้วควรจะให้อะไรเป็นรางวัลให้สำหรับตัวเอง ซึ่งอาจเป็นสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ก็ได้เพื่อให้เป็นขวัญและกำลังใจตัวเอง
14.
ใช้ความจำช่วยประหยัดเวลาในการทำงานสูง จงควรฝึกการจดจำสิ่งต่างๆ


เทคนิคการบริหารเวลา

(บุญชัย ปัญจรัตนากร ,2540 และม.อึ้งอรุณ, 2537)

*
ไปถึงที่ทำงานแต่เช้า การไปถึงที่ทำงานก่อนเวลาทำงานปกติ จะได้เวลาซึ่งปราศจากการขัดจังหวะ จากสิ่งใดๆ สามารถใช้เวลานั้นเพื่อใช้เวลาคิดในการวางแผน หรือทำงานที่ต้องใช้สมาธิได้
*
จัดชั่วโมงศักดิ์สิทธิ์ หาชั่วโมงศักดิ์สิทธิ์ที่ปราศจากการบกวน โดยงดรับโทรศัพท์ ปิดห้องทำงาน เพื่อได้ทำงานให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี
*
เขียนสิ่งที่ต้องทำในบันทึก พร้อมจัดสรรเวลาและจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมไปได้ด้วย พร้อมกับระบุวันเวลา ในลงบันทึก เพื่อจัดการงานแต่ละชิ้นออกไป
*
จัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ จัดโต๊ะให้เป็นระเบียบทุกเย็น ถ้าโต๊ะสะอาดจะช่วยให้การทำงานในตอนเช้าง่ายขึ้น
*
ลดจำนวนครั้งและเวลาในการประชุม ต้องคำนึงถึงเสมอถึงผลที่ได้จากการประชุมอย่างถี่ถ้วน คุ้มค่ากับเวลา โดยมีการกำหนดวาระประชุม รักษาเวลาการประชุม และวาระการประชุมอย่างเคร่งครัด
*
แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ โดยแปรรูปงานหรือโครงการที่สำคัญให้เป็นกิจกรรมย่อยๆ ที่สามารถจัดการได้สะดวก และใช้เวลาไม่นานนักในแต่ละกิจกรรม จะทำงานให้สำเร็จไปได้ในแต่ละช่วง เพราะเป็นการยากมากที่จะหาเวลาติดต่อกันในช่วงยาวๆ
*
เริ่มลงมือทำทันที อย่ามัวรีรอในการทำกิจกรรมต่างๆ อย่างงว่าจะเริ่มต้นตรงไหนก่อนการรีบตัดสินใจทำทันที แล้วค่อยเพิ่มเติมทีหลัง จะให้งานเสร็จเร็วขึ้น
*
พิจารณาใช้เทคโนโลยีช่วย การเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมทำให้งานเสร็จเร็วขึ้นเป็นหลายเท่า เช่นโทรศัพท์ โทรสาร คอมพิวเตอร์ บัตรเครดิต
*
เตรียมอุปกรณ์ที่จำเป็นไว้ใกล้มือ เช่นโทรศัพท์ คลิบหนีบกระดาษ สมุดโน้ต กรรไกร ปากกา ยางลบ เทปใส ตะกร้าขยะ ซองจดหมาย ฯลฯ
*
ใช้หูแทนตาเพื่อประหยัด เวลา เช่นฟังวิทยุแทนดูโทรทัศน์
*
ใช้เวลารอคอยให้เกิดประโยชน์ ถ้าต้องรอคอยอะไรซักอย่างหนึ่ง ต้องหากิจกรรมสำรองที่ง่ายๆ ไปด้วย จะได้ไม่มีความกระวนกระวายใจ ในการรอคอย และยังได้งานเพิ่มขึ้นอีก
*
ประหยัดเวลาในการจับจ่าย โดยการซื้อของเป็นจำนวนมาก ไม่ตองไปซื้อบ่อย ซื้อของเวลาที่คนไม่มาก วานคนอื่นให้คนทำงานแทน ตัดสินใจโดยไม่ลังเลและผนวกการจ่ายตลาดกับธุระประจำเข้าด้วยกันเพื่อประหยัด เวลา
*
การมีมนุษยสัมพันธ์ที่ ดี ช่วยให้ประหยัดเวลาได้ ทั้งในด้านการช่วยเหลือเกื้อกูล และ การสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาด้วยมิตรภาพที่ดี การสื่อสารที่ชัดเจน นุ่มนวล และช่วยให้ได้รับความร่วมมือช่วยเหลือด้วยดี และประหยัดเวลาทำงาน
*
ใช้เวลาปลีกย่อยให้เป็นประโยชน์ ใช้เวลา 10 นาที หรือ 15 นาที ให้เกิดประโยชน์ โดยเฉพาะเวลาที่ต้องคอยอะไรสักอย่างใช้ให้คุ้มค่า อย่างทิ้งไป
*
ใช้เวลาของแต่ละวันให้เต็มที่ สมเหตุสมผล มีประโยชน์ เช่น ฟังข่าววิทยุ หรือฝึกฟังภาษาอังกฤษขณะขับรถไปทำงาน วางแผนการใช้เวลาแต่ละช่วงให้เหมาะสม หรือทำงานเพิ่มนอกเหนือจากที่จัดระเบียบไว้ในแต่ละวันแล้วจะได้งานอื่นๆ เพิ่มอีกด้วย
*
ทำงานด้วยความ สบายใจ ความสุขและความสนุกสนานเป็นการเสริมสร้างพลังจิตใจให้ทำงานอย่างมี ประสิทธิภาพ จิตใจที่สบายเป็นทุนของประสิทธิภาพการทำงาน ควรเพาะเลี้ยงให้มีความสนุกสนานกับการทำงานและเอาใจใส่
*
ในการทำงาน ควรกำหนดเวลาในการพักผ่อนไปด้วย หรือเปลี่ยนงานซึ่งมีลักษณะไม่เหมือนกัน จะช่วยให้ทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
*
ทำงานสองสิ่งในเวลาเดียวกัน ถึงแม้โบราณจะสอนว่า ทำงานสิ่งใด ก็ให้ตั้งใจทำงานในสิ่งนั้น มิเช่นนั้นจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพต่ำลง แต่การตั้งใจทำงานนับเป็นสิ่งที่ดี แต่เราสามารถตั้งใจทำงานควบคู่กันได้
*
การเพิ่มพูนความรู้และข้อมูลข่าวสารต่างๆ อ่านหนังสือให้ได้ผลโดยเพิ่มเวลาอ่านหนังสือให้มากขึ้น อ่านทุกวันและสม่ำเสมอ เลือกหนังสือที่จะอ่านด้วยความระมัดระวัง มีประโยชน์ และมีคุณค่า ตลอดจน เพิ่มความเร็วของการอ่าน


ปรัชญาการบริหารเวลา
(Albert Stackmore อ้างถึงในชาญชัย อาจินสมาจาร, 2535)

"ทำงานให้ฉลาดขึ้น ไม่ใช่ให้หนักขึ้น"

+ การบริหารเวลา

การบริหารเวลา
คือ การรู้จักวางแผนและจัดสรรเวลาในการทำงานอย่างถูกต้องและเหมาะสม และไม่จำเป็นว่าจะต้องเป็นนักบริหารเท่านั้นที่จะสามารถบริหารเวลาและการทำงาน ทุกคนก็สามารถทำได้เพียงแต่รู้จักที่จะแบ่งเวลาและจัดสรรเวลาของตนเองให้ถูกต้องและเหมาะสมตามวันเวลาที่กำหนด

1. ขั้นตอนการวางแผนเวลา
- กำหนดแผนการทำงาน
- การจัดลำดับความสำคัญของงาน
- ตรวจสอบแผนการจัดสรรเวลา
- กำหนดและแจกจ่าย
- การควบคุมเวลา

2. เทคนิคการบริหารเวลา
1. ต้องทำบันทึก สิ่งที่ต้องบันทึก
2. แบ่งงานให้เหมาะสม
3. ลำดับสิ่งที่ต้องทำงานก่อนหลังในแต่ละวัน
4. หาเวลาที่สงบทุกวัน เพื่อช่วยในเรื่องระบบสมาธิ
5. บอกช่วงเวลาที่ว่าง
6. หามุมสงบ หรือเอางานไปทำที่บ้าน ถ้าไม่ทันจริง ๆ
7. หมั่นแวะเวียน เยี่ยมเยียนลูกน้องเป็นครั้งคราว
8. ไปตามเวลานัดหมาย
9. หาเวลาพักไม่ว่างานมากแค่ไหน
10. อย่านัดหมายหรือประชุมติดกันเกินไป

3. หลัก 10 ประการ การบริหารเวลา
1. วางแผนการทำงาน
2. มีความตั้งใจในการทำงาน
3. หยุดพักชั่วขณะ
4. หลีกเลี่ยงความไม่เป็นระเบียบ
5. ไม่เป็นผู้ที่ต้องการความถูกต้องสมบูรณ์ที่สุด
6. ไม่ต้องกลัวที่จะกล่าวคำปฏิเสธ
7. อย่าผลัดวันประกันพรุ่ง
8. มีการผ่าตัด ปรับปรุงใหม่ในเรื่องการสูญเปล่าของเวลา
9. การแบ่งเวลา แบ่งงานและมอบหมายงานให้เหมาะสม
10. อย่าเป็นโรคเหมางาน

4. การใช้เวลาของเลขานุการ
เวลาเป็นสิ่งมีค่ายิ่งในชีวิต ถ้าปล่อยเวลาให้สูญเปล่าก็เท่ากับทำให้เวลาเสียไปโดยใช่เหตุ ต้องฟังคำพังเพยที่ว่า "เวลาวารีไม่เคยคอยใคร เวลาที่ล่วงไป ๆ บัดนี้เราทำอะไรอยู่" ฉะนั้นเลขานุการเป็นบุคคลที่มีความสำคัญยิ่งต่อองค์การ ต้องใช้เวลาในการทำงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ดังนี้
1. ช่วยแบ่งเบาภาระในการทำงานให้มากที่สุด
2. ให้นายถูกขัดจังหวะน้อยที่สุด
3. ช่วยแก้ปัญหาเฉพาะหน้าแทน
4. จัดการนัดหมายให้เหมาะสม
5. ไม่รบกวนด้วยเรื่องที่ไม่จำเป็น
6. เลือกแขกที่จะเข้าพบ และโทรศัพท์ที่จำเป็น
7. มีข้อมูลที่ถูกต้องพร้อมอยู่เสมอ
8. ช่วยรักษาอารมณ์
9. ทำงานถูกต้อง เรียบร้อย
10. จัดสถานที่ทำงานให้สะอาดเรียบร้อย

5. ระบบการบริหารเวลา
การบริหารเวลา คือ การจัดเวลาในการทำงานอย่างใดอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างเพื่อให้ผลงานเป็นที่ยอมรับอย่างน่าพอใจ
5.1 การกำหนดความสำคัญ (Set Priorities) โดยใช้สัญลักษณ์แทนดังนี้
A = งานที่มีความสำคัญต้องทำก่อน
B = งานที่มีความสำคัญเช่นกัน แต่รองลงไป ถ้าหากว่ามีเวลาก็ควรทำ
C = แม้ไม่ทำขณะนี้คงไม่ก่อให้เกิดความเสียหาย
5.2 วางแผน (Planning) คือ การตระเตรียมการสำหรับปฏิบัติงานตามแผน โดยไม่จำแนกว่าเป็นงานเล็กหรืองานใหญ่ การวางแผนมีความยากง่ายสลับซับซ้อนแตกต่างกันตามขอบข่ายของงานที่จะปฏิบัติ อาจทำในรูปแบบของตารางปฏิบัติงาน
5.3 การปฏิบัติตามตารางที่กำหนด (Projecting Schedule Time) คือ การทำงานตามแบบแผนที่กำหนดไว้ ดังนี้
ขั้นที่ 1 ตั้งคำถามเกี่ยวกับอนาคตหลาย ๆ คำถาม แล้วคิดหาคำตอบและเหตุผลประกอบคำถามต่าง ๆ เหล่านั้น
ขั้นที่ 2 กำหนดเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวที่เป็นจริงได้

6. กลยุทธ์การบริหารเวลา
6.1 เวลาและความสำคัญ
- ทบทวนดูว่าเสียเวลาไปกับงานนั้นมากเพียงใด คุ้มค่ากับเวลาที่เสียไปหรือไม่
- งานที่ต้องยืมอุปกรณ์ผู้อื่นทำ ให้รีบทำงานชิ้นนั้นก่อน
- ช่วงเวลาที่มีความสดชื่น ขอให้ปฏิบัติงานที่มีความยุ่งยากในช่วงนั้น
- ในกรณีที่มีการประชุม ควรใช้เทปบันทึกการประชุมแทน
- การรับโทรศัพท์ ควรพูดให้สั้น กระทัดรัด ชัดเจน และได้ใจความสมบูรณ์
- พิจารณาเอกสารต่าง ๆ ที่มาถึงให้เสร็จสิ้นในครั้งเดียว
- อย่าลังเลในการตัดสินใจ
- ใช้เทคโนโลยีให้เกิดประโยชน์มากที่สุด
- หากต้องการขอข้อมูลจากผู้อื่น ควรขอข้อมูลไว้ก่อนแม้ว่าจะไม่ถึงเวลาก็ตาม
- งานใดที่ต้องปฏิบัติใช้สมาธิมาก ๆ ควรกระทำช่วงเวลาที่มีความพร้อมที่สุด
6.2 ปัจจัยที่ทำให้เกิดการสูญเสียเวลา
- ถูกขัดจังหวะในการโทรศัพท์
- ถูกขัดจังหวะโดยบุคคลต่าง ๆ
- การประชุมไม่มีประสิทธิภาพ
- การสื่อสารขาดประสิทธิภาพ
- ขาดการวางแผนที่ดี
- ปฏิเสธผู้อื่นไม่เป็น
- ให้ความสนใจไปเสียทุกเรื่อง
- ไม่ปฏิบัติงานให้เสร็จเป็นเรื่อง ๆ ไป
- ขาดวินัยในตนเอง
- ใช้เวลาในการอ่านเอกสารมากเกินไป
6.3 เทคนิคการควบคุมการใช้เวลา
- มีสมาธิในการปฏิบัติงาน มีสติ
- จัดลำดับความสำคัญของงานก่อน-หลัง
- แบ่งงานที่ทำออกเป็นช่วง ๆ
- สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ
- ใช้เวลาราคาถูกทดแทนเวลาราคาแพง
- การใช้เครื่องมือให้มีประสิทธิภาพ
- ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน
- ลดงานเอกสารลง
- ลดการลงนามในเอกสาร
- ลดรูปแบบที่ไม่จำเป็นที่ไม่เกิดประโยชน์ออกไป

เมื่อขงเบ้งสอนเล่าปี่เกี่ยวกับเทคนิคการบริหารเวลา

ทุกวันทุกคนบนโลกใบนี้มีเวลาเท่าเทียมกันคือ 24 ชม. อย่างไรก็ดี มองจากแง่มุมของเศรษฐศาสตร์ เวลาของทุกคนมีคุณค่าไม่เท่ากัน การบริหารเวลาของแต่ละคนจึงหมายถึงความแตกต่างระหว่างความสำเร็จกับความพ่าย แพ้ ค่าของเวลาเกี่ยวข้องกับสมรรถภาพ ซึ่งในแง่ธุรกิจคือต้นทุน ฉะนั้นสถาบันศึกษาทุกแห่งที่สอนวิชาการบริหารธุรกิจจึงมีหลักสูตรเกี่ยวกับ การบริหารเวลา
ครั้ง หนึ่ง เล่าปี่ ขอขงเบ้งให้แนะนำวิธีสร้างตนเป็นอภิมหาเศรษฐีแห่งดินแดน ขงเบ้ง ว่างานใหญ่เช่นนี้ต้องวางแผนและรู้จักบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเล่าปี่ กล่าวว่า 'ข้าฯเห็นด้วยในหลักการแต่ทว่าข้าฯมีงาน มากมายที่ต้องทำทุกวันจนเวียนเกล้าเวียนศีรษะ ไม่เคยมีเวลาพอที่จะจัดการกับทุกสิ่งทุกอย่างได้เลย'ขงเบ้ง บอกให้ลูกน้องไปเตรียมก้อนหิน ก้อนกรวด ก้อนทราย และน้ำจำนวนหนึ่ง พร้อมถังเหล็กใหญ่หนึ่งใบ เล่าปี่ถามด้วยความแปลกใจ 'ท่านเตรียมสิ่งเหล่านี้ไว้เพื่ออะไร?' ขงเบ้งยิ้มอย่างมีเลศนัย พร้อมกับตอบด้วยคำถามว่า 'ท่านบริหารเวลาด้วยวิธีใด? 'เล่าปี่ตอบว่า 'ข้าฯเคยคิดว่า ข้าฯมีเทคนิคที่ดีอยู่แล้ว คือ ใช้วิธีมอบหมาย ข้าฯมีผู้ช่วยอยู่รอบด้านตั้งแต่กวนอู เตียวหุย เจ้าหยุน ฯลฯ ซึ่งช่วยแบ่งเบาภาระหน้าที่ด้านต่างๆ แต่งานทั้งหลายก็ยังพันกันอีรุงตุงนัง ไม่สามารถปรับให้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลดีขึ้นได้ เดิมข้าฯคิดว่าคือแมลงวันไม่มีหัวอยู่ตัวเดียว แต่หลังการใช้ระบบมอบหมายงาน กลับกลายเป็นว่าปัจจุบันบริษัทมีแมลงวันหัวขาดเป็นฝูง!!
ขงเบ้งฟังแล้วจึงเริ่มอธิบายว่า 'เทคนิค การบริหารเวลาสามารถแบ่งเป็น สูง กลาง และต่ำ สามขั้น ขั้นต่ำเน้นการใช้เศษกระดาษบันทึก ขั้นกลาง เน้นการใช้แผนดำเนินงาน และตารางโปรแกรมประจำวันซึ่งสะท้อนความสำคัญของการวางแผน ส่วนขั้นสูง เน้นการจัดการโดยแบ่งแยกประเภทของหน้าที่การงานตามดีกรีความสำคัญของงาน เพื่อพิจารณาลำดับความเร่งด่วนในการจัดการงานดังกล่าว ทั้งสามขั้นอันดับต่างมีเรื่องการมอบหมายงานเกี่ยวข้องอยู่ด้วยตามความต้อง การของปริมาณและลักษณะเฉพาะของงานแต่ละชิ้น

เล่าปี่สารภาพว่า 'หากพิจารณาตามการแบ่งขั้นของเทคนิคการบริหารเวลาแล้ว ข้าฯยอมรับว่าวิธีของข้าฯอยู่ที่ขั้นต่ำ เพราะใช้แค่การส่งใบ slip บันทึก' ขงเบ้งชี้ไปที่ถังเหล็กกับกองวัสดุที่ผู้ช่วยได้เตรียมเสร็จไว้มุมห้องพร้อมกล่าวว่า 'คำ ตอบของการบริหารขั้นสูงอยู่ในถังเหล็กใบใหญ่นี ้แหละ! ความจุของถังนี้เปรียบเสมือนขีดความสามารถของคนๆ หนึ่งในช่วงเวลาหนึ่ง ก้อนกรวดเปรียบได้กับงานที่สำคัญและเร่งด่วน ก้อนหินคือภาระที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เม็ดทรายเปรียบได้กับภาระที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และน้ำคือหน้าที่ที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน'



จากตาราง 'ปกติท่านเน้นงานประเภทใด?' ขงเบ้งถาม 'ก็ต้องเป็นประเภท 'ก.' เล่าปี่ตอบอย่างไม่ลังเล 'แล้วงานประเภท ข. ล่ะ?' ขงเบ้งถามต่อไป เล่าปี่ตอบว่า 'ข้าฯตระหนักถึงความสำคัญของงานประเภท ข. แต่ก็ไม่มีเวลาพอที่สนใจมัน'
'เป็นอย่างนี้ใช่ไหม' ขงเบ้งถาม พรางใส่กรวดลงไปในถังเหล็กจนเต็มแล้วพยายามใส่ก้อนหินเข้าไปซึ่งใส่ไม่ได้ เล่าปี่ตอบว่า 'ใช่!' 'และหากเปลี่ยนวิธีบรรจุใหม่ล่ะ?' ขงเบ้งถามต่อ พลางใส่ก้อนหินทีละก้อนเข้าไปในถังก่อนจนใส่ไม่ได้ แล้วจึงถามเล่าปี่อีกว่า 'ตอนนี้ถังเหล็กเต็มแล้วจะใส่อะไรลงไปอีกไม่ได้ใช่ไหม?' ซึ่งเล่าปี่ตอบว่า 'ใช่'
'จริงหรือ?' ขงเบ้งถามแล้วหยิบก้อนกรวดใส่เข้าไปข้างบนถังแล้วเขย่าให้ก้อนกรวดตกลงไปในถังจนหมด 'บัดนี้ถังเหล็กใบนี้ใส่อะไรลงไปอีกได้หรือไม่?' ขงเบ้งพูดพรางเทเม็ดทรายลงไปอีกจนหมด'แล้วทีนี้ละ? ใส่อะไรลงไปอีกได้ไหม?' ขงเบ้งถามต่อไปแต่ก่อนที่เล่าปี่มีโอกาสตอบ ขงเบ้งก็ตักน้ำที่เตรียมไว้ใส่ลงไปในถังเหล็กอีกจนหมด 'ตอนนี้ท่านเข้าใจความหมายของการทดลองนี้แล้วหรือยัง?'เล่าปี่ตอบว่า 'เข้าใจแล้ว นี่คือสิ่งที่ท่านกล่าวถึงเมื่อสักครู่ เกี่ยวกับการจัดการแบบแยกประเภท และเลือกการจัดการก่อนหลังใช่ไหม?'ขงเบ้งตอบว่า 'ใช่ แล้ว การทดลองชี้ให้เห็นว่าหากถังเหล็กตั้งแต่แรกก็เติมเต็มไปด้วยก้อนกรวด ทราย และน้ำ ก็คงไม่มีโอกาสใส่ก้อนหินลงไปได้ แต่ถ้าใส่ก้อนหินลงไปก่อนในถังยังมีเนื้อที่ที่จะใส่สิ่งอื่นๆ เข้าไปได้อีก ดังนั้น การบริหารเวลาที่ได้ผลต้องดูว่า อะไรคือก้อนหิน อะไรคือก้อนกรวด เม็ดทราย และน้ำ ฯลฯ และไม่ว่าจะเป็นประการใดก็ต้องใส่ก้อนหินลงไปในถังเป็นอันดับแรก'เล่าปี่ยังถามว่า 'แล้วการวิเคราะห์แยกแยะเรื่องต่างๆ ออกเป็นสี่หมวดนี้มีผลอย่างไรล่ะ?' ขงเบ้งตอบว่า 'บุคคล จำพวกที่ว่าวุ่นอยู่กับเรื่องราวประเภทก้อนกรวด ย่อมมีความรู้สึกถูกเวลากดดันและวนเวียนอยู่ในแดนวิกฤตจนอ่อนล้า พวกที่เน้นเรื่องประเภทเม็ดทรายจะขาดพลังสร้างสรรค์ ชอบฟังคำพูดเพราะหู คบคนแบบผิวเผิน พวกที่นิยมเรื่องราวประเภทน้ำมักบกพร่องเรื่องสำนึกรับผิดชอบ แม้กระทั่งเรื่องสารทุกข์สุกดิบของตนเอง'
เล่าปี่ถามว่า 'เป็นไปได้ไหมที่ว่าถ้าเน้นก้อนหินมากเกินไปจะมองข้ามก้อนกรวด เพราะก้อนกรวดมากับความเร่งด่วน?'
'ท่านทราบไหมว่าก้อนกรวดมาจากไหน? ก็มาจากก้อนหินที่แตกสลายไง!' ขงเบ้งตอบ 'คนที่ให้ความสำคัญกับเรื่องประเภทก้อนหินจะมีก้อนกรวดน้อย คนที่เน้นก้อนกรวดก็จะมีก้อนกรวดเยอะตลอด'
ขงเบ้งสอนต่อไปว่า 'คนที่อิงเรื่องประเภทก้อนหินเป็นคนมีประสิทธิภาพ เพราะเขาจะเก่งในการวิเคราะห์สถานการณ์ เวลา และสิ่งแวดล้อม สามารถจับประเด็นหลักของปัญหา สามารถจัดการกับเรื่องเร่งด่วนและควบคุมสถานการณ์ไม่ให้เกินกว่าเหตุ กล้าฟันธงและใช้มาตรการป้องปราม บุคคลจำพวกนี้จะมีวิสัยทัศน์ มีอุดมการณ์ เคารพระเบียบ สามารถควบคุมตัวเอง ดำเนินชีวิตอย่างมีวินัย และสามารถทำงานชิ้นใหญ่ได้'
เล่าปี่ชื่นชอบทฤษฎี 'วัตถุในถัง' ของขงเบ้งเป็นอย่างมาก พร้อมกับสารภาพว่า 'มา วันนี้ข้าฯถึงเข้าใจอย่างถ่องแท้แล้วว่า การต่อสู้ของข้าฯทำไมจึงยังลุ่มๆ ดอนๆ เพราะแม้ว่าข้าฯมีขุนพลเก่งๆ เช่น กวนอูและเตียวหุย แต่พวกเขาจะก้าวหน้าได้อย่างไรตราบใดที่คนที่มีประสิทธิภาพสูงอย่างพวกเขาจม ปลักอยู่กับเรื่องจิ๊บจ๊อย กับทำงานลักษณะ 'เก็บเม็ดงาแต่ทิ้งแตงโม' (เจี่ยน เลอจือหมา ติวเลอซีกวา) ขืนดำเนินตามวิธีนี้ต่อไป ความพยายามของข้าฯที่จะเป็นอภิมหาเศรษฐีนัมเบอร์วันในแผ่นดินก็คงเป็นได้แค่ ความฝัน !'

Fwโดย ชรัญญา...คอลัมน์ คลื่นความคิด โดย สารสิน วีระผล มติชนรายวัน วันที่ 04 เมษายน พ.ศ. 2548 ปีที่ 28 ฉบับที่ 9886