การประชาสัมพันธ์
เป็นการดำเนินการเพื่อสร้างทัศนคติและความสัมพันธ์ของ หน่วยงานกับประชาชนกลุ่มเป้าหมายที่เกี่ยวข้อง งานประชาสัมพันธ์จึงมีลักษณะและการดำเนินงาน ดังนี้๑. เป็นการสื่อสารสองทาง เพื่อเผยแพร่ข่าวสารและความคิดเห็นเกี่ยวกับนโยบาย วัตถุประสงค์ การดำเนินงาน และประเภทของการดำเนินงาน จากหน่วยงานไปสู่ประชาชน และรับฟังความคิดเห็นหรือประชามติจากประชาชนที่สะท้อนกลับมา เพื่อนำมาปรับใช้ในการดำเนินงาน เพื่อให้เกิดความพอใจทั้งหน่วยงานและประชาชนกลุ่มเป้าหมาย
๒. เป็นการสื่อสารเพื่อโน้มน้าวใจ โดยตั้งอยู่บนหลักของความจริง เพื่อมุ่งให้เกิดความเชื่อถือและปฏิบัติตามด้วยความสมัครใจ
๓. เป็นการดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง หวังผลในระยะยาว เพื่อให้ประชาชนเกิดความศรัทธา และให้ความไว้วางใจแก่หน่วยงานตลอดไป ซึ่งจะทำให้การดำเนินงานของหน่วยงานเป็นไปด้วยดี
๔. เป็นกิจกรรมที่มีการดำเนินงานอย่างเป็นระบบ มีการวางแผนก่อนการดำเนินงาน และประเมินผลหลังการดำเนินงานเสร็จสิ้น เพื่อให้กิจกรรมต่างๆ เหล่านั้นบรรลุผลตามเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้
๕. เป็นการสร้างประสิทธิภาพในการดำเนินงาน โดยกระตุ้นให้สมาชิกในหน่วยงานเกิดความภาคภูมิใจในกิจการ และสร้างความจงรักภักดี ให้เกิดขึ้นกับสมาชิก
๖. เป็นการสร้างชื่อเสียงและความน่าเชื่อถือให้เป็นที่ยอมรับของประชาชนโดยการ ดำเนินงานที่ซื่อสัตย์สุจริต ประพฤติปฏิบัติดี ไม่มีเลศนัย และแสดงออกถึงการมีส่วนร่วมรับผิดชอบต่อสังคม
การแบ่งการปฏิบัติหน้าที่ของฝ่ายประชาสัมพันธ์และเผยแพร่ ประกอบไปด้วยงานหลัก 3 ด้านคือ
งานเผยแพร่ ดำเนิน การจัดทำแผนประชาสัมพันธ์ประจำปีเพื่อกำหนดเป้าหมายแนวทางและวิธีดำเนินการ ประชาสัมพันธ์ให้สอดคล้องกับสถานการณ์ในแต่ละปี ดำเนินการผลิตเอกสาร เช่น หนังสือวันเกิดกรมชลประทาน วารสารข่าวชลประทาน แผ่นพับ หนังสือเล่มเล็กผลิตโปสเตอร์ จัดนิทรรศการและทำงานส่งเสริมกิจกรรมภายในของกรมชลประทานโดยแบ่งการดำเนิน งานใน 3 รูปแบบ คือ
1. การจัดทำแผนประชาสัมพันธ์ ในแต่ละปีฝ่ายประชาสัมพันธ์และเผยแพร่จะ จัดทำแผนประชาสัมพันธ์กรมชลประทานขึ้นให้สอดคล้องกับแนวนโยบายของกรมชล ประทาน โดยในช่วง 4-5 ปีที่ผ่านมานี้ งานจัดทำแผนประชาสัมพันธ์เป็นการดำเนินงานในเชิงรุกมากกว่าอดีตที่ผ่านมา ทำให้ภารกิจของกรมชลประทานได้รับการเผยแพร่ผ่านสื่อประเภทต่าง ๆ มากยิ่งขึ้น เกษตรกร ประชาชนทั่วไป ตลอดจนเจ้าหน้าที่ของกรมชลประทาน ได้รับฟังข่าวสารงานด้านชลประทานต่าง ๆ อย่างทั่วถึงทุกระดับ
2. เอกสารเผยแพร่ แบ่ง เป็น
- เอกสารเผยแพร่ตามวาระ ได้แก่ หนังสือวันเกิดกรมชลประทาน ที่ผลิตออกเผยแพร่เป็นประจำ ทุกวันที่ 13 มิถุนายน ของทุกปี และวารสารข่าวชลประทาน ที่ฝ่ายประชาสัมพันธ์ฯ ได้จัดจ้างบริษัทเอกชนเป็นผู้ดำเนินการ เพื่อความรวดเร็วและลดภาระด้านการจัดส่งเอกสาร จำนวน 3,000 เล่มทุกเดือน โดยมีเจ้าหน้าที่ฝ่ายประชาสัมพันธ์ฯกำกับดูแลประเด็น การนำเสนอ
- เอกสารเผยแพร่ทั่วไป ฝ่ายประชาสัมพันธ์ฯ มีงานผลิตเอกสารเผยแพร่ในแต่ละปีหลายรายการ ทั้งเอกสารที่ผลิตขึ้นโดยงบประมาณของฝ่ายประชาสัมพันธ์ฯ เช่น แผ่นพับแนะนำโครงการชลประทานต่างๆ เอกสารเผยแพร่พระราชกรณียกิจด้านงานพัฒนาแหล่งน้ำของพระบาทสมเด็จพระเจ้า อยู่หัว เป็นต้น และเอกสารที่ กอง สำนัก คณะทำงานโครงการต่าง ๆ ขอความร่วมมือให้ฝ่ายประชาสัมพันธ์ฯ ช่วยหรือมีส่วนร่วมในการผลิตให้ โดยใช้งบประมาณของเจ้าของงาน ซึ่งมีทั้งเอกสารเป็นเล่ม แผ่นพับ โปสเตอร์ แผ่นปลิว รายงานประจำปี ไดอารี่ แฟ้ม บันทึก เป็นต้น
3. นิทรรศการ ฝ่าย ประชาสัมพันธ์ฯ รับผิดชอบการจัดนิทรรศการ ซึ่งแบ่งกิจกรรมที่ดำเนินการได้ 2 ลักษณะ ดังนี้
- แบบจัดเอง เป็นกิจกรรมที่ฝ่ายประชาสัมพันธ์ฯ จัดส่งเจ้าหน้าที่ไปจัดนิทรรศการเอง ทั้งในส่วนกลางและส่วนภูมิภาค เช่น นิทรรศการวันข้าราชการพลเรือน นิทรรศการวันเกษตรแห่งชาติ เป็นต้น
- แบบให้ยืมอุปกรณ์ ฝ่ายประชาสัมพันธ์ฯ ได้จัดทำนิทรรศการเกี่ยวกับงานชลประทานไว้สำหรับให้บริการแก่หน่วยงานทั้ง ภายในและภายนอกองค์กร ที่มาขอยืมไปจัดแสดง ซึ่งในทุกปีมีผู้มาขอใช้บริการจำนวนมาก เป็นเหตุให้ชุดนิทรรศการดังกล่าวรวมทั้งเอกสารเผยแพร่มีไม่เพียงพอที่จะสนอง ความต้องการได้อย่างทั่วถึง
งานประชาสัมพันธ์ ดำเนินการประชาสัมพันธ์ทั้งภายนอกและภายในของกรมชลประทาน โดยการเผยแพร่นโยบาย ผลงานกิจกรรมต่าง ๆ ทั้งในภาวะวิกฤตและภาวะปกติ โดยแบ่งการดำเนินงาน ใน 3 รูปแบบ คือ
1. การประชาสัมพันธ์ปกติ เป็นการจัดทำข่าว ภาพข่าวต่าง ๆ ส่งให้สื่อโทรทัศน์ วิทยุ หนังสือพิมพ์ เผยแพร่ การจัดทำเว็บไซต์ข่าวประชาสัมพันธ์ ซึ่งเป็นภารกิจประจำที่ฝ่ายประชาสัมพันธ์ ดำเนินการอยู่สม่ำเสมอ หรืออาจจัดกิจกรรมต่าง ๆ ขึ้น แล้วเชิญสื่อมวลชนมาร่วมงานแถลงข่าว จัดสื่อมวลชนสัญจร จัดกิจกรรมต่าง ๆ ประสานสื่อมวลชนสัมภาษณ์ผู้บริหารในโอกาสสำคัญต่างๆ เช่น การสนองพระราชดำริพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวในการบริหารจัดการน้ำของ โครงการอันเนื่องมาจากพระราชดำริ เพื่อเทิดพระเกียรติในโอกาสวันเฉลิมพระชนมพรรษา เป็นต้น นอกจากนี้ ฝ่ายประชาสัมพันธ์และเผยแพร่ยังมีรายการวิทยุอีก 2 รายการ ที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายประชาสัมพันธ์ฯ เป็นผู้ดำเนินรายการเอง
2. การประชาสัมพันธ์โดยวิธีจัดจ้าง ปัจจุบันผู้บริหารระดับสูงให้ความ ร่วมมือสนับสนุนงานประชาสัมพันธ์เชิงรุกมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งการจัดสรรงบประมาณให้ฝ่ายประชาสัมพันธ์ฯดำเนินการจัด จ้างบริษัทเอกชนมืออาชีพผลิตและเผยแพร่ภารกิจของกรมชลประทานผ่านสื่อ โทรทัศน์ วิทยุ และหนังสือพิมพ์ จัดสื่อมวลชนสัญจร จัดกิจกรรมเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายต่าง ๆ เช่น จัดกิจกรรมปลูกป่า จัดครอบครัว Walk Rally สัมผัสชีวิตชาวเขื่อน เป็นต้น ซึ่งการจัดจ้างบริษัทเอกชนช่วยให้การบริหารข้อมูลข่าวสารเป็นไปด้วยความรวด เร็ว อีกทั้งยังสามารถใช้เป็นช่องทางการสื่อสารข้อมูลข่าวสารไปยังประชาชนในภาวะ วิกฤติได้อย่างทันท่วงทีอีกด้วย
3. งานประชาสัมพันธ์โครงการ เป็นงานประชาสัมพันธ์เพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้เกิดขึ้นกับสำนักชลประทาน และโครงการชลประทานในส่วนภูมิภาค เป็นการเผยแพร่งานให้ประชาชนและเจ้าหน้าที่ทั้งในและนอกพื้นที่ได้รับรู้ ภารกิจของแต่ละสำนัก โดยฝ่ายประชาสัมพันธ์จะเข้าไปร่วมวางแผนและจัดทำสื่อประชาสัมพันธ์ให้ตาม ความต้องการ เช่น สารคดีและเอกสารแนะนำโครงการ เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อให้งานประชาสัมพันธ์ของทุกโครงการมีมาตรฐานในระดับเดียวกัน
งานผลิตสื่อและโสตทัศนูปกรณ์ แบ่งภารกิจออกได้เป็น 2 รูปแบบ ดังนี้
1. งานภาพนิ่งและวิดีโอ ในการดำเนินงานตามภารกิจต่างๆ ของกรมชลประทาน ฝ่ายประชาสัมพันธ์ฯ จะส่งช่างภาพไปบันทึกเหตุการณ์เป็นภาพนิ่งและถ่ายวิดิโอเหตุการณ์นั้น ๆ ไว้ เพื่อประกอบการจัดทำข่าว ส่งสื่อมวลชน ทั้งโทรทัศน์ หนังสือพิมพ์ จัดทำเอกสาร จัดนิทรรศการ เป็นต้น โดยจะจัดเก็บเป็นสต็อคภาพไว้ในงานห้องสมุดภาพต่อไป
หน้าที่รับผิดชอบของงานประชาสัมพันธ์
1. เผยแพร่ประชา สัมพันธ์ข่าวสาร กิจการของมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ไปยังกลุ่มเป้าหมายภายนอกและประชาชนทั่วไป และเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ข่าวสารภายนอกองค์กรที่เป็นประโยชน์แก่บุคลากรและนักศึกษาใน มหาวิทยาลัย
2. เสริมสร้างความเข้าใจอันดีระหว่างมหาวิทยาลัยกับบุคลากรและนักศึกษาและ มหาวิทยาลัย
กับกลุ่มเป้าหมายภาย นอก ตลอดจนองค์กรและประชาชนทั่วไป
3. สร้างภาพพจน์ที่ดีของมหาวิทยาลัยให้กลุ่มเป้าหมายองค์กร ประชาชนภายนอกมีทัศนคติที่ดีต่อมหาวิทยาลัย เกิดความศรัทธาและให้การสนับสนุนการดำเนินกิจการรวมทั้งการป้องกันและรักษาชื่อเสียง ของมหาวิทยาลัย
4. สนับสนุนการประชาสัมพันธ์ของรัฐและหน่วยงานภายนอกมหาวิทยาลัย
ภาระงานในงานประชาสัมพันธ์
ด้านการผลิต และการใช้ สื่อในการประชา สัมพันธ์
สื่อ บุคคล เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการประชาสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดสื่อหนึ่ง ในขณะเดียวกันก็อาจจะกลายเป็นสื่อที่สามารถส่งผลในทางลบได้เช่นเดียวกัน ทั้งนี้เพราะสื่อดังกล่าวผูกมัดกับตัวบุคคลเป็นหลัก ดังนั้นการพิจารณา ใช้สื่อบุคคลย่อมมีความยุ่งยากพอสมควร สำหรับการใช้ สื่อบุคคลของมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี นับว่าใช้ได้ครบทุกรูปแบบ ได้แก่
การสนทนา ซึ่งใช้ทั้งการสนทนาอย่างเป็นทางการ และไม่เป็นทางการ ซึ่งส่วนมากการสนทนาอย่างเป็นทางการใช้สำหรับการประชา สัมพันธ์ภายใน อาทิ การสั่งการ การรายงาน การปรึกษา หารือ ส่วนการสนทนา อย่างไม่เป็นทางการ จะใช้ทั้งภายในและภายนอก เช่น การใช้ สื่อบุคคลผ่านโทรศัพท์ การจัด เจ้าหน้าที่ให้บริการติดต่อสอบถาม
การอภิปราย ยังไม่สามารถใช้ได้เต็มที่ เนื่องจากการจัดการ อภิปรายมีการเตรียมการที่ ความยุ่งยาก
การบรรยาย ทุกหน่วยงานมีการจัด อย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะด้านการบริการวิชาการ รวมทั้งการเรียนการสอน นักศึกษาจึงจำเป็นต้องมีการบรรยายจากวิทยากรเพื่อเพิ่มพูนความรู้
การประชุม ใช้ทั้งหน่วยงานภายใน และภายนอก เนื่องจากเป็นหน่วยงานระดับกรม จึงต้องมีการร่วม มือในการดำเนินกิจการ ต่างๆ กับหน่วยงานภาย นอก
การสัมมนา และฝึกอบรม เนื่องจากเป็นหน่วยงานที่เป็นแหล่งวิชาการ และต้องให้บริการวิชาการแก่ชุมชนและสังคม ดังนั้นจะใช้ทั้งภายในหน่วยงาน และการประชุม ร่วมกับหน่วยงานภายนอก
สื่อมวลชน
หนังสือ พิมพ์ ข่าวสารของมหาวิทยาลัยที่ได้รับการตีพิมพ์ในหนังสือพิมพ์ระดับคุณภาพ ส่วนใหญ่จะเป็นข่าวรับสมัครงาน และผลงานวิจัย สำหรับหนังสือพิมพ์ท้องถิ่นได้รับความร่วมมือในการเผยแพร่ข่าวสารเป็นประจำ
นิตยสาร ได้รับการเผย แพร่ข่าวสารจากนิตยสาร 2 ประเภท คือ นิตยสารสมัครงาน และนิตยสารการศึกษา
วิทยุ กระจายเสียง มหาวิทยาลัยได้ดำเนินการจ้างเหมาหน่วยงานเอกชน เพื่อประชา สัมพันธ์ ผ่านสื่อวิทยุกระจายเสียง
วิทยุ โทรทัศน์ โดยส่วนใหญ่เผยแพร่ทางสถานีวิทยุโทรทัศน์แห่งประเทศไทย (NBT) ซึ่งดำเนินการใน 2 ลักษณะ คือ จัดทำรายการข่าวโทรทัศน์เองแล้วส่งให้สถานีเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ และทางสถานีจัดส่งเจ้าหน้าที่มาดำเนินการทำข่าว สำหรับการเผย แพร่ข่าวทางสถานีโทรทัศน์ช่อง 3 5 7 9 ไทยทีบีเอส และเคเบิลทีวีจังหวัดอุบลราชธานี ส่วนใหญ่ข่าวสารที่ได้รับการเผยแพร่จะเป็นข่าวพิธีพระราชทานปริญญาบัตร ข่าวผลงานวิจัย และกิจกรรมบริการวิชาการและกิจกรรมที่มีประชาชนเข้าร่วมจำนวนมาก โดยผู้สื่อข่าวประจำจังหวัดมาทำข่าวเอง
สื่อ เอกสารและสิ่งพิมพ์ วารสาร
วารสาร ภายใน ได้แก่ ข่าว ม.อุบลฯ ผลิตข่าวความเคลื่อนไหว สาระความรู้ต่างๆ เป็นประจำทุก 10 วัน
วารสาร ภายนอก ได้แก่ วารสารประชาสัมพันธ์ สาร มอบ. เดิมจัดทำเป็นประจำทุก 10 วัน แต่เนื่องจากมีปัญหาข้อขัดข้องบางประการ จึงได้เปลี่ยนเป็นจัดทำทุกเดือน โดยบรรจุเนื้อหาสาระที่เป็นกิจกรรม ข่าวสารประชา สัมพันธ์ การบริการวิชาการ และผลงานต่างๆ ของมหาวิทยาลัย เป็นวารสารขนาดกระดาษ เอ 4 ความหนา 20 หน้า รวมปก
จดหมาย จะเป็นจดหมายเชิญชวนกลุ่มเป้าหมายโดยตรง และแนบประกาศ โปสเตอร์ หรือแผ่นปลิวต่างๆ
แผ่น พับ เป็นเอกสารที่ทุกหน่วยงานมีการจัดทำ เพื่อประชา สัมพันธ์หน่วยงานสำหรับแจกให้กลุ่มเป้าหมายที่เกี่ยวข้องโดยตรง
หนังสือ แต่ละหน่วยงานมีการจัดทำปีละ 1 ครั้ง อาทิ สูจิบัตร ผลการดำเนินงานประจำปี คู่มือนักศึกษา คู่มือการใช้เครื่องมือ เทคโนโลยีต่างๆ เป็นต้น
โปสเตอร์ จัดทำเพื่อการโฆษณา เชิญชวนการรับ สมัครนักศึกษา การแข่ง ขัน และการประกวด เป็นต้น
สื่อโสต ทัศน์
การจัดทำ เว็บไซต์ “งานประชาสัมพันธ์” เว็บไซต์ “ศูนย์บริการข้อมูลข่าวสารมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี” การบันทึก ภาพข่าวกิจกรรมและจัดเก็บสถิติ เขียนบทและควบคุมการผลิตวีดิทัศน์แนะนำมหาวิทยาลัยรวมทั้งการให้บริการและจัดเก็บ โสตทัศนูปกรณ์ต่างๆ
สื่อโฆษณาเพื่อการประชาสัมพันธ์
- การจัด ทำป้ายโฆษณาติดตั้งในมหาวิทยาลัยและตามแหล่งชุมชนในจังหวัดอุบล
ราชธานี รวมทั้งในโอกาสที่เดินทางออกไปให้บริการแก่สังคม
- การสนับ สนุนสื่อมวลชน ในโอกาสวันสื่อมวลชนและวันสำคัญต่างๆ
- การจัด ทำของที่ระลึก
ธุรการ และเผยแพร่
- หนังสือโต้ตอบภายใน
- หนังสือโต้ตอบภายนอก
- หนังสือเวียน
- รับ-ส่งและจัดเก็บเอกสาร
- จัดส่งสื่อประชา สัมพันธ์
- การจัดการ ข้อมูลและบริการข้อมูล
- การเบิก จ่ายเงินหมวดค่าตอบแทนใช้สอยและวัสดุ
- การจัด ซื้อจัดจ้างพัสดุ
- การเบิกจ่ายพัสดุ- ดูแลงานธุรการ ภายในหน่วยงาน งานการ เงิน และพัสดุ ตามที่ได้รับมอบหมาย
- เป็นพนักงานโทรศัพท์ในการให้บริการข้อมูลข่าวสารสำหรับผู้มาติดต่อราชการ
ทั้งภายในและภายนอก
- ทำหน้าที่ช่วยงานนักประชา สัมพันธ์ตามที่ได้รับมอบหมาย
